Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile Twojego czasu marnujesz przez robienie kilku rzeczy naraz oraz skupianie uwagi na każdym najdrobniejszym emailu i zadaniu? Pewnie łatwo przypomnisz sobie moment, w którym dzwięk powiadomienia z telefonu wytrącił Cię ze skupienia. Po każdym takim incydencie potrzebujemy nawet kilkunastu minut do tego, by z powrotem wrócić na tory efektywności. A jeśli dajemy się rozproszyć w ten sposób kilka razy w ciągu dnia? Ile godzin marnujemy w czasie naszego tygodnia?

Coraz więcej osób, w tym także i my, postanowiło zastąpić swoje listy rzeczy do zrobienia odpowiednio planowaniem miesięcznym i tygodniowy. Dzięki temu można organizować swoje zajęcia i obowiązki w znacznie bardziej efektwyny sposób.

O co chodzi? Wyobraz sobie, że w niedzielę wieczorem patrzysz w swój kalendarz i nakreślasz wstępnie, to co masz zrobić w ciągu najbliższych kilku dni. Widzisz, co jest ważne i powinno być zrobione od razu. Drobne sprawy takie jak domowe zakupy czy obowiązki możesz efektywnie połączyć z długoterminowymi zadaniami. Krótko mówiąc zyskujesz przewagę taktyczną i logistyczną. Wszystko to może brzmi skomplikowanie, ale spokojnie: zaraz pokażemy Ci jak się zabrać do planowania swojego tygodnia.

Narzędzie do planowania

Powiemy Ci to od razu: nawet nie próbuj ogarnąć planowania w pamięci. Nie uda Ci się, a do tego poczujesz się jeszcze bardziej zmęczony i nieefektywny. Niektórzy korzystają ze starego dobrego ołówka i notesu. Inni lubią różnego rodzaju aplikacje i programy do zarządzania. My uwielbiamy wszelkiego rodzaju nowinki techniczne, ale też nie zapominamy o starym, dobrym analogowym sposobie zapisywania. Swoją drogą jest to bardzo dobre dla naszego mózgu. Dlatego właśnie stworzyliśmy planery suchościeralne. Jeśli chodzi o to, jak Ty masz planować tydzień czy miesiąc – po prostu wybierz to, co Ci odpowiada.

Zrób z planowania nawyk

Planer tygodniowy niebezpodstawie nosi swoją nazwę. Nie zadziała jeśli będziesz próbował planować swoje tygodnie raz w roku, albo nawet raz  w miesiącu.

Rada naszej Sary:

Wybierz jeden dzień, w którym zastanowisz się nad tym, jak ma wyglądać Twój tydzień. Ja najczęściej robię to w niedzielę wieczorem lub w poniedziałek rano.

Priorytety

Zacznij od zadania, które jest najważniejsze w tym tygodniu. Może musisz skończyć jakiś projekt? Rozplanuj swoje działania wokół tego priorytetu. Ile czasu musisz na niego poświęcić? Co musisz w związku z tym załatwić? Zdarza się, że mamy ważne realizacje, które składają się z wielu mniejszych zadań. Wystarczy, żeby jedna z osób nawaliła by cały projekt stanął. Rozpisz więc dokładnie, co Ty potrzebujesz do realizacji swojego priorytetu w nadchodzącym tygodniu. Jakie małe zadania składają się na Twój projekt?

Godziny i minuty

Gdy już wiesz, jakie masz cele na nadchodzący tydzień, pora realnie spojrzeć na to, ile powinno Ci to zająć czasu. Uwaga: właśnie dlatego tak ważne było podzielenie priorytetu na poszczególne elementy. Zdarza się, że chcemy skończyć jakąś stronę internetową w danym tygodniu. Wpisanie w kalendarz „tworzenie strony firmy ABC”, nic nam konkretnego nie mówi. Jeśli jednak podzielimy nasze zadanie na mniejsze zadania, możemy pracować bardziej efektywnie. Rozpisujemy więc, co musimy być zrobionie zanim oddamy stronę i szacunkowy czas potrzebny na relizację zadania np. wstawienie tekstów od klienta  (2 godziny), przygotowanie sliderów na stronę główną (1 godzina) itp. Dzięki temu pracujemy efektywniej i łatwiej nam pozostać skupionym.

Rada naszej Sary:

Ok, wiem, że szef ciśnie i chciałby, żeby wszystko było zrobione. Niestety, życie ma często swoje plany. Nawet nie mówię tu o takich sytuacjach jak choroba czy nieprzewidziane wydatki. Zdarza się, że dostawca nawala i robi się opóznienie, które wpływa na zamówienia. I co zrobisz? Nic nie zrobisz. Zostaw sobie jakieś 30% czasu w swoim tygodniu na jakieś nieprzewidzane spotkania i inne wydarzenia.

Trzymaj się planu i wprowadzaj bieżące poprawki

Skoro już poświęciłeś tyle trudu na zaplanowanie tygodnia, po prostu go realizuj. Pamiętaj, że czasem plany się zmieniają i pewne rzeczy trzeba przełożyć. Warto każdego ranka spojrzeć na swój plan tygodniowy i zobaczyć, co udało się zrealizować, a o czym zapomnieliśmy i musimy to przełożyć. Najlepiej robić to od razu. Jeśli jednak przesuwasz jakieś zadanie już 3 tydzień z rzędu zrezygnuj z tego lub przydziel innej osobie.

Nagroda

Na koniec każdego tygodnia poświęć chwilę na napawanie się zrealizowanymi celami. Poczuj tę satyskację 🙂 Zastanów się, jak poszła Ci realizacja Twoich celów. Co się udało, a co mógłbyś naprawić? Czy zostały jakieś zadania, które musisz nadgonić? Powtórz wszystko w następnym tygodniu. Wkrótce planowanie swojego tygodnia wejdzie Ci w nawyk i wprost nie będziesz mógł się go doczekać.