Latem trudno jest skupić się na pracy. Sprawy nie ułatwiają nam przyjaciele wstawiając coraz to nowe zdjęcia z wakacji. Upał też nie jest naszym sprzymierzeńcem. Nic dziwnego, że wolelibyśmy leżeć sobie na plaży z zimnym drinkiem w dłoni, niż wykonywać zadania w biurze. Myśli same nam odpływają, zagłębiamy się w coraz bardziej w tablicę Facebook’a i nagle okazuje się, że mamy pełno zaległości. Jak być produktywnym latem w pracy? 

Zacznij od najcięższego zadania

Przez długi czas popełniałam pewien błąd: pracę zaczynałam od sprawdzania skrzynki pocztowej. Ten klient chciał poprawki, tamten o coś pytał. Ogarniałam te bieżące sprawy powoli budząc się do życia przez popijanie kawy i zerkanie co kilka minut na moje ulubione portale internetowe. Taki tam codzienny rytuał. Niestety, zawsze przez to cierpiało zadanie, na którym właśnie w tym dniu czy tygodniu powinnam się najbardziej skupić np. projekt, który wymagał dużo pracy i jego niewykonanie wstrzymywało resztę kolegów. Mijające godziny nie ułatwiały mi skupianie się na priorytetowym projekcie. Często wyskakiwały różne drobne zadania, które odciągały mnie od pracy. Zwyczajnie też traciłam koncentrację i energię.

Postanowiłam więc zmienić mój poranny rytuał, chociaż pozwoliłam sobie na zostawienie kawy 🙂 Poświęcam pierwsze 5 minut na szybkie sprawdzenie poczty i sprawdzenie, czy coś nie wymaga mojej natychmiastowej interwencji. Następnie skupiam się przez godzinę, czasem dwie na zadaniu, które jest najważniejsze w tej chwili – warto wcześniej sporządzić listę z takimi priorytetami na dany tydzień. Więcej czasu raczej nie byłabym w stanie wytrwać przy danym projekcie, bo zbyt mocno zaczyna odzywać się życie.

Wskazówka: Zaplanuj sobie, co koniecznie ma być dzisiaj zrobione i nie pozwól się rozproszyć.

Wielozadaniowość to zło

Jako kobieta zawsze byłam dumna z mojej umiejętności robienia kilku rzeczy na raz. Niestety, w pracy oznacza to po prostu, że każde zadanie robię znacznie wolniej i częściej popełniałam błędy.  Tymczasem według naukowców z Amerykańskiego Stowarzyszenia Psychologicznego, przeskakiwanie z zadania do zadania może zmniejszyć naszą produktywność aż o 40%! Robiąc kilka rzeczy na raz tracimy koncentrację, energię i nie wykonujemy wystaraczająco dobrze naszych zadań.

Wskazówka: Skup się na jednym zadaniu. Wyznacz ile czasu zamierzasz na nie poświęcić i trzymaj się go.

Nie daj się ponieść ambicji

Dobrze, jest być osobą ambitną, ale w dzisiejszych czasach łatwo popaść w przesadę. Co chwila podglądamy innych i widząc ich osiągnięcia, chcemy być tacy sami. Łatwo wpaść w pułapkę i zostać przygniecionym poczuciem winy, że nie robimy wystarczająco dużo. Nasze listy z rzeczami do zrobienia wydają sie nie mieć końca. Ciągle mnożą nam się maile, na które nie zdążyliśmy odpisać. A szef stoi nad głową i przypomina o terminach. No, załamać się można!

Ciągłe przemeczęnie i brak pozwolenia sobie na odpoczynek ma negatywne skutki dla naszego zdrowia psychicznego oraz fizycznego. Skończymy jako znerwicowane i pełne lęków osoby, z którymi nie będą mogli wytrzymać nasi bliscy i przyjaciele. Nie bój się więc prosić o pomoc lub mówić „nie”. Naucz się wybierać priorytety ze swojej listy zadań.

Wskazówka: Wiecznie zajęty pracą nie znaczy produktywny!

Uważaj na emaile

Bardzo łatwo można wpaść w pułapkę ciągłego odpisywania na wiadomości, w skutek czego tracimy nasz cenny czas i energię. O ile więc nie czekasz na wyjątkowo ważną informację, sprawdzaj skrzynkę pocztową i odpowiadaj na maile w wyznaczonych przez siebie godzinach.

Wskazówka: Niektórzy używają „Reguły dwuminutowej” (koncepcja Davida Allena, autora Getting Things Done), kiedy czytasz swoją pocztę – jeśli przeczytanie i odpowiedzienie na dany email zajmnie ci mniej niż dwie minuty, zajmij się tym od razu. W przeciwnym wypadku przenieś go do swojej listy do zrobienia i zajmij się nim w odpowiednim czasie.

Wyłącz powiadomienia

Trudno oprzeć się dźwiękowi przychodzącej wiadomości lub powiadomienia z Facebooka. Dlatego na czas pracy wyłączaj powiadomienia w aplikacjach, które mogą cię rozproszyć. Ja zauważyłam znaczącą różnicę odkąd zaczęłam trzymać telefon poza zasięgiem swoich rąk (powiadomienia też wyłączam). Dzięki temu nie rozpraszają mnie głupoty, ale jestem w stanie zareagować na coś pilnego np. gdyby dzwoniła niania.

Uważaj na poranne drzemki

Jestem śpiochem i nie znoszę wstawać rano. Mogłabym ustawić sobie kilkanaście drzemek pod rząd byleby złapać kilka więcej minut snu. Dlatego z takim bólem serca piszę, że jednak warto wcześniej wstać. Dzięki temu dzień jest dłuższy, a my mamy więcej energii. Jeśli chodzi o mnie to wciąż pracuję nad tym, by łóżko ze mną nie wygrało. Odkąd jednak zaczęłam wstawać wcześniej, łatwiej mi zacząć od razu pracować, gdy idę do biurka. Dlaczego? Zamiast w biegu ubierać się i ciągnąć dzieci do szkoły i niani, mam moment dla siebie i dla rodziny. Innymi słowy zdążę złapać wiatr w żagle i w pracy nie muszę poświęcać pół godziny na kawę, ploteczki i przeglądanie internetu.

Pamiętaj: pracując bardziej efektywnie masz większą szansę na skorzystanie z lata 🙂 A zresztą, i tak warto iść na spacer, dotlenić mózg, chwilę odpocząć, a potem ustal priorytety i bierz się do pracy z uśmiechem na ustach.

Powodzenia!